close
SCRIPTOO
AppINFOR PLINSTALL

Desing thinking w komunikacji - weź udział w warsztatach

Zapraszamy do udziału w warsztatach Design Thinking w HR, które odbędą się w ramach konferencji HR w zmianie już 19-20 października 2021 w Warszawie. Liczba miejsc na warsztatach jest ograniczona, dlatego zachęcamy do rejestracji już teraz!

Szczegóły i rejestracja: https://konferencje.infor.pl/hr-w-zmianie/

Monika Kantowicz-Gdańska

Konsultant, audytor, moderator

Trener rozwoju osobistego i grupowego

https://www.linkedin.com/in/monika-kantowicz-gdanska-33a68b54/ 

Jakiejkolwiek dziedziny życia nie dotyczyłoby design thinking – jest ukierunkowane na użytkownika (produktu, usługi, procesu). W przypadku komunikacji wewnętrznej tym użytkownikiem jest pracownik. DESIGN THINKING w obszarze komunikowania jest ukierunkowane na kształtowanie jego pozytywnych doświadczeń – odczuć, wrażeń, emocji.

Jeśli komunikacja wewnętrzna ma być strategiczna, to w pierwszej kolejności należałoby zacząć od OKREŚLENIA CELU (który jest pochodną celu biznesowego / organizacyjnego). Formułując go powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie co pracownik (lub grupa pracowników) ma MYŚLEĆ / CZUĆ / ZROBIĆ w efekcie działań komunikacyjnych. Definiowanie celu jest istotne (i możliwe!) zarówno dla dużych projektów, jak i pojedynczych, codziennych aktywności komunikacyjnych (takich jak np. wysyłka komunikatu drogą mailową). Odbywa się w kontekście konkretnych grup docelowych, wobec których określamy pożądane doświadczenia (tzw. employee experience wywodzi się wprost z marketingu i jest pochodną customer experience).

Równolegle z określaniem celu komunikacji odbywa się tzw. TARGETOWANIE, które oznacza precyzyjne określanie grup docelowych, do których kierowane są aktywności komunikacyjne. Dziś grupy te stają się coraz węższe i bardziej zróżnicowane, a także dynamicznie zmieniają się ze względu na rozwój sytuacji biznesowej / organizacyjnej. Nie wystarczy już dzielić pracowników na grupy funkcjonalne (np. produkcja / biuro, menedżerowie / nie-menedżerowie), ponieważ funkcjonują często w niezależnych od funkcji zespołach (np. projektowych) i sieciach powiązań (np. grupy osób zainteresowanych ze względu na rolę jakimś tematem czy zagadnieniem). Wiele firm (zwłaszcza start up'ów oraz organizacji z branży informatycznej i hi tech) testuje lub wdraża na stałe zespoły samo zarządzające się. Organizacje mają za zadanie te nowe powiązania między ludźmi identyfikować, aby skutecznie zarządzać komunikacją do funkcjonujących poza formalnymi strukturami grup.

Kiedy już właściwie – czyli przez pryzmat efektów, jakie chcemy osiągnąć – określimy cel komunikacji oraz grupę docelową działań komunikacyjnych, czas na inne aspekty projektowania. W komunikowaniu w duchu design thinking będzie ono obejmować będzie przede wszystkim takie aspekty jak:

• transparentność

• personalizacja

• dywersyfikacja rozwiązań

• budowanie relacji

Jeśli chodzi o TRANSPARENTNOŚĆ, to jest ona jednym z wiodących trendów w komunikowaniu i oznacza, że wszystkie organizacyjne komunikaty bazują na faktach – niezależnie od tego czy mamy do przekazania dobre czy złe wiadomości. Chcąc budować zaufanie pracowników firmy nie mogą sobie pozwolić na komunikowanie wyłącznie sukcesów. To właśnie transparentne mówienie o wyzwaniach i trudnościach buduje wiarygodność pracodawców w oczach pracowników. Kwestia transparentności zyskuje jeszcze bardziej zyskuje na znaczeniu w perspektywie kryzysów (obecnie pandemicznego), kiedy organizacje mogą borykać się z ponadprzeciętną dynamiką zmian i niecodziennymi trudnościami.

W PERSONALIZACJI chodzi o dopasowanie zarówno narzędzi komunikacji, jak i treści komunikatów, do potrzeb i oczekiwań poszczególnych pracowników. Ogromną rolę będą tu odgrywać menedżerowie – ich umiejętności komunikacyjne powinny być przez organizacje systematycznie rozwijane. Kadra menedżerska ma za zadanie uaktualniać swoje kompetencje w kontekście zmieniających się oczekiwań zdywersyfikowanych wiekowo grup. Ambicją zwłaszcza świeżo upieczonych menedżerów powinno być szybkie rozwijanie własnego potencjału komunikacyjnego, aby mogli działać skutecznie w przestrzeni zespołu. Dobrym rozwiązaniem zarówno dla mniej, jak i bardziej doświadczonych liderów mogą być indywidualne programy rozwojowe, które gwarantują rozwój dokładnie tych kompetencji, które są kluczowe dla danej osoby (np. wyznaczanie celów, motywowanie, udzielanie konstruktywnych informacji zwrotnych, rozwiązywanie konfliktów). Znaczenie personalizacji uwypukliło się w czasie kryzysu pandemicznego – w sytuacji, kiedy pracownicy doświadczają ponadprzeciętnych poziomów stresu, a ich oczekiwania informacyjne rosną i zmieniają się.

Zarządzanie komunikacją w duchu design thinking, to także NOWE NARZĘDZIA. Firmy powinny zastanawiać się nad uzupełnianiem swoich zasobów o takie media, które zapewnią dotarcie do wszystkich zainteresowanych. Mogą to być zarówno świeże, niestosowane dotąd formuły spotkań (np. grupy problemowe czy zadaniowe), jak i rozwiązania technologiczne (przede wszystkim firmowe platformy społecznościowe – z ang. ESN, enterprise social networking platform), w tym aplikacje mobilne. Wprowadzanie do organizacji nowych narzędzi komunikacyjnych ma na celu taką dywersyfikację kanałów, która zapewni maksymalny zasięg komunikatów oraz dostosowanie sposobów dotarcia do potrzeb i oczekiwań zróżnicowanych grup odbiorców. W perspektywie kryzysu pandemicznego i konieczności pracy zdalnej w projektowaniu zestawów narzędziowych zyskały na znaczeniu rozwiązania on-line, które musiały zastąpić te tradycyjne. Z szerokim zestawie narzędzi technologicznych znajdują się narzędzia dostosowane do realizacji różnych celów. Jedne sprawdzą się w komunikacji 1:1, inne w zespołowym rozwiązywaniu problemów.

Nadrzędnym celem w komunikowaniu wewnętrznym nie jest dziś jednak rozbudowywanie zestawu stosowanych mediów, tylko BUDOWANIE RELACJI Z PRACOWNIKAMI. A tu wciąż najważniejszą rolę odgrywają ludzie – mniej lub bardziej charyzmatyczni menedżerowie najwyższych szczebli, kierownicy liniowi oraz liderzy nieformalni. Wszystkie te grupy powinny być regularnie angażowane w aktywności komunikacyjne (firmowe komunikaty i spotkania oraz wydarzenia specjalne), aby tworzyć trwałe organizacyjne więzi zarówno z wieloletnimi, jak i świeżo zatrudnionymi pracownikami (o jednych i drugich w planowaniu komunikacji musimy pamiętać). Menedżerowie muszą stawać się coraz sprawniejsi w budowaniu trwałych relacji z pracownikami – definiowaniu ich potrzeb, motywowaniu, wykorzystywaniu działań coaching’owych czy udzielaniu konstruktywnych informacji zwrotnych.

Każdy z wymienionych powyżej aspektów sam w sobie stanowi nie lada wyzwanie. Ambicją firm - liderów komunikacji wewnętrznej - powinno być jednak ŁĄCZENIE WSZYSTKICH TYCH ELEMENTÓW W DUCHU DESIGN THINKING i projektowanie takich działań komunikacyjnych, które zachęcą pracowników do zaangażowania się w realizację celów organizacyjnych.

 *tekst pierwotnie opublikowany przez Engagement Marketing Forum

News