Jak usprawnić proces rekrutacji poprzez SMS?

W czasach rekordowo niskiego bezrobocia zatrudnienie nowego pracownika trwa prawie miesiąc i kosztuje kilka tysięcy zł. Niejedna osoba zajmująca się rekrutacją sfrustrowana patrzy, jak jej praca idzie na marne, gdy kontakt z kandydatami się urywa, bo znaleźli inną ofertę. Ważne staje się znalezienie sposobu na utrzymanie kontaktu, bez angażowania dużych zasobów. W tej roli doskonale sprawdza się SMS.

Z perspektywy poszukujących pracy panujący od dłuższego czasu rynek pracownika nie oznacza bynajmniej raju na Ziemi. Bezrobocie w Polsce w czerwcu spadło poniżej 5 proc. - to najniższy wynik od ponad 30 lat i jednocześnie obecnie jeden z najniższych poziomów w UE. Oznacza to, że kandydaci nie rzucają się na każdą nową ofertę pracy. Z raportu firmy Randstad wynika, że tylko co szesnasta osoba, która zaczęła ostatnio nową pracę szukała jej krócej niż miesiąc, a dla blisko 3/4 badanych okres ten trwał od 1 do 3 miesięcy. Poszukujący aplikują na wiele ofert jednocześnie, zwłaszcza gdy powszechnym doświadczeniem po wysłaniu CV jest… cisza.

- Po drugiej stronie często siedzi rekruter, który prowadzi kilka rekrutacji jednocześnie i potrafi dostać sto zgłoszeń dziennie. Trudno spodziewać się, że będzie od razu oddzwaniał w odpowiedzi na każdą nadesłaną aplikację. Można jednak w prosty sposób dać sygnał kandydatom, że zgłoszenie dotarło. Krótki SMS kosztuje niewiele wysiłku, zwłaszcza jeśli korzysta się z systemu automatyzującego wysyłki. Taki kontakt to i tak dużo więcej niż kandydaci otrzymają w odpowiedzi na nadesłane CV od większości firm. Podczas każdej rekrutacji warto pamiętać, że to również czas, gdy firmy poddawane są weryfikacji. Zwykle tę „batalię” wygrywają najlepsi. A dobra komunikacja od samego początku buduje się pozytywny wizerunek marki jako pracodawcy - zauważa Samanta Folwaczny, HR & Recruitment Specialist w SMSAPI, platformie do masowej wysyłki SMS-ów.

Niezręczny telefon, dyskretny SMS

Wsparcie SMS-owe okazuje się najcenniejsze w dalszej fazie rekrutacji - kiedy przychodzi pora by zaprosić kandydatów na spotkanie, zlecić im zadanie rekrutacyjne czy dać im znać, że przeszli do kolejnego etapu.

Wiadomość tekstowa, która przychodzi na telefon, dociera szybciej i skuteczniej niż zwykle stosowany do tego celu e-mail. Wg raportu SMSAPI “Komunikacja marki. Oczekiwania konsumenta” połowa badanych odczytuje nowego e-maila w ciągu godziny, zaś SMS w tym samym czasie zobaczy aż 91 proc. odbiorców, a 69 proc. zrobi to już w ciągu 5 minut. To istotna przewaga zwłaszcza w dynamicznych sytuacjach np. konieczności potwierdzenia spotkania czy przesunięcia jego terminu. Wiele firm zresztą używa komunikacji tekstowej na co dzień, korzystając z komunikatorów takich jak Slack czy Teams. Wprowadzenie do tej przestrzeni kandydata wydaje się jednak przedwczesne i nadmiarowe, a tymczasem SMS jest uniwersalny i powszechny - wystarczy mieć numer telefonu, aby się skontaktować. Nie zawsze dobrym pomysłem jest na ten numer klasycznie zadzwonić. Jak wynika z amerykańskiego badania “Generation Mute” aż 80% respondentów wolałoby otrzymać informację przez czat niż odbierać połączenia telefoniczne. Dotyczy to zwłaszcza osób młodych, które celowo unikają rozmów telefonicznych. Ponadto należy mieć na uwadze, że sporo osób stara się o nową pracę, wciąż jeszcze pracując i zazwyczaj nie chciałyby się z tym ujawniać, więc zapewne docenią bardziej dyskretny SMS. 

-Tylko w poprzednim roku nasi użytkownicy wysłali ponad 660 tys. wiadomości do kandydatów właśnie za pomocą platformy zintegrowanej z SMSAPI. Zastosowań jest wiele: od potwierdzenia otrzymania CV, przez przypomnienie o zbliżającej się rozmowie rekrutacyjnej, po wysyłkę linka do mapki. Jeśli komuś zależy na budowaniu pozytywnych doświadczeń kandydatów, SMS-y są na to gotową odpowiedzią - opowiada Anna Sykut, Product Marketing Manager w TRAFFIT, firmie, która jest dostawcą systemu rekrutacyjnego ATS. - Dodatkowo dane z najnowszego raportu TRAFFIT potwierdzają, że rekruterzy otrzymują teraz o 80% więcej aplikacji na jedno stanowisko niż w 2022 roku. Oznacza to, że jeśli nie chcą spalić mostów z odrzucanymi kandydatami (a tak dzieje się, gdy rekruter po otrzymaniu aplikacji milknie) - powinni poinformować każdego o odrzuceniu go z procesu. Dzięki systemom ATS mogą to zrobić zbiorczo zarówno mailowo, jak i właśnie SMS-em- dodaje ekspertka.

Czas (rekrutera) to pieniądz

Koszty zrekrutowania pracownika wahają się od 10 proc. do ponad 20 proc. jego rocznego wynagrodzenia - dla firm stanowi to każdorazowy wydatek od kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych. Składa się na to głównie czas pracy rekruterów, którzy na jedno ogłoszenie nierzadko otrzymują kilkadziesiąt aplikacji. Z kolei z benchmarków rekrutacyjnych opracowanych przez firmę TRAFFIT na podstawie 3,3 mln aplikacji wynika, że proces ten trwa w Polsce średnio 23 dni. Nie zawsze skracanie go jest uzasadnione, gdyż zbyt pospieszne obsadzenie stanowiska może zaowocować błędną decyzją, a nieudana rekrutacja potrafi kosztować firmę nawet trzy razy więcej. Jednak obecnie, w czasach rynku pracownika, częstym zjawiskiem jest wybór przez firmę kandydata, który niestety zdążył już rozpocząć pracę gdzie indziej. Dlatego w takiej sytuacji istotne jest pozostanie w stałym kontakcie, a przynajmniej z pozytywnie zaopiniowanymi osobami.

-Poza praktycznymi zaletami wspierania procesu rekrutacji komunikacją SMS, ważny jest też aspekt psychologiczny. Dzięki wiadomościom tekstowym kandydat czuje się zaopiekowany. Jeśli jest cały czas na bieżąco ze statusem procesu rekrutacyjnego, rośnie szansa, że traktuje go poważnie, a nie tylko “sparingowo”. Na tle innych rekrutacji, w których bierze udział, właśnie ta, w której nawiąże najlepsze relacje, będzie dla niego priorytetowa - zauważa Samanta Folwaczny z SMSAPI.

Jak usprawnić proces rekrutacji poprzez SMS

Firmy sięgają też po bardziej zaawansowane zastosowania narzędzi do masowych wysyłek wiadomości np. używając numeru odbiorczego, co pozwala kandydatom na bieżąco potwierdzić swoje dalsze zaangażowanie w proces (choćby krótkim: tak lub nie). Takie rozwiązanie okazuje się również bardzo cenne, kiedy wysyłamy do kandydatów wiadomości przypominające o rozmowie kwalifikacyjnej i dajemy możliwość jej odwołania w odpowiedzi zwrotnej. Dzięki temu kandydat, nie musi szukać kontaktu do nas, aby poinformować, że nie może się pojawić. Usprawniona forma komunikacji odpłaca się nam zaoszczędzonym czasem, który jest cenny szczególnie, gdy prowadzimy kilka rekrutacji równolegle. Ogromną zaletą korzystania z komunikacji SMS w procesie rekrutacji jest budowanie pozytywnego candidate experience oraz kompromis pomiędzy masową skalą a zachowaniem - jakże ważnego dziś w dobie AI - czynnika ludzkiego i kultury organizacji. 

SMS-y są również stosowane przez agencje pracy tymczasowej, które poszukują ludzi do nieregularnych zleceń (np. przy obsłudze wydarzeń) dysponujące już bazą kontaktów do osób, z którymi współpracowały wcześniej.