Jak rekrutują inni?

Często zdarza się, że tempo rekrutacji w małych i średnich firmach odbiega od średnich rynkowych. W zależności od branży, kandydaci mogą czekać na ofertę pracy lub decyzję o zatrudnieniu nawet kilka tygodni. Nowy raport eRecruiter pokazuje, że długość procesu znacznie różni się między sektorami i zależy od sposobu jego organizacji. Różnice dotyczą nie tylko liczby CV czy tempa reakcji rekruterów, lecz także poziomu zaangażowania w obsługę aplikacji kandydatów. W niektórych branżach nawet połowa zgłoszeń pozostaje bez odpowiedzi. Dla firm z sektora MŚP to okazja, by porównać własne działania z realiami rynku i sprawdzić, co warto usprawnić.

To już druga edycja raportu, bazująca na rzeczywistych danych z systemu rekrutacyjnego eRecruiter – ponad 9,4 mln aplikacji, 119 tys. aktywnych procesów oraz 3300 ocen od kandydatów. Dzięki temu analiza pozwala nie tylko spojrzeć na średnie wartości rynkowe, ale też zidentyfikować różnice między branżami i zweryfikować tempo rekrutacji we własnej firmie.

Gdzie warto doprecyzować ogłoszenie?

Największe natężenie działań rekrutacyjnych w drugiej połowie 2024 roku odnotowano w sektorach handlu, produkcji oraz ochrony zdrowia. To właśnie w handlu hurtowym i detalicznym średnia liczba aplikacji, jakie firmy otrzymywały miesięcznie, sięgała 2456 – kilkukrotnie więcej niż w wielu innych branżach. Wysoka liczba zgłoszeń z jednej strony zwiększa szanse na pozyskanie odpowiedniego kandydata, ale z drugiej może prowadzić do przeciążenia procesów rekrutacyjnych, zwłaszcza w małych i średnich organizacjach z ograniczonymi zasobami personalnymi.

- Duża liczba aplikacji często wywołuje pozorne poczucie komfortu – że jest z czego wybierać. Tymczasem w praktyce może to oznaczać konieczność przeglądania setek nieadekwatnych zgłoszeń i ryzyko pominięcia tych najlepiej dopasowanych. W małych i średnich firmach, gdzie za proces rekrutacji często odpowiada jedna osoba, liczy się każda godzina poświęcona na selekcję. Dlatego precyzyjne formułowanie ogłoszenia – z jasno określonym zakresem obowiązków, wymaganiami i informacjami o warunkach zatrudnienia – staje się nie tyle dobrą praktyką, co koniecznością. Dobrze napisane ogłoszenie działa jak filtr: ogranicza liczbę przypadkowych aplikacji i pozwala szybciej przejść do oceny tych realnie dopasowanych – komentuje Katarzyna Trzaska, ekspertka eRecruiter.

Czas reakcji – nie tylko dla kandydatów

Raport „Rekrutacyjne KPI” wskazuje, że średni czas otwarcia aplikacji przez rekrutera w drugiej połowie 2024 roku wyniósł 9 dni – o jeden dzień więcej niż w pierwszym półroczu. W niektórych branżach – takich jak edukacja czy outsourcing – kandydaci czekali nawet dwa tygodnie. W sektorze prawniczym średnia wyniosła zaledwie 5 dni.

- Wydłużający się czas reakcji to sygnał ostrzegawczy, szczególnie dla firm działających w konkurencyjnych branżach. Nawet jednodniowe opóźnienie w kontakcie z kandydatem może przesądzić o jego decyzji o podjęciu współpracy z organizacją. Z badania Net Promoter Score, przeprowadzonego w ramach naszego najnowszego raportu, wynika, że choć ogólna ocena procesów rekrutacyjnych jest pozytywna (48 punktów NPS), to właśnie jakość i szybkość komunikacji najczęściej wpływają na zadowolenie kandydatów. W mniejszych firmach, gdzie każdy proces liczy się podwójnie, warto na te wskaźniki patrzeć z większą uwagą – dodaje Katarzyna Trzaska. 

Niska otwieralność aplikacji? To nie musi być norma

Niepokojącym wnioskiem z raportu jest fakt, że średnio 25 proc. aplikacji nie jest w ogóle otwieranych. W branżach takich jak kultura i rozrywka ten odsetek sięga połowy. To nie tylko dowód na braki czasowe czy kadrowe, ale także sygnał, że wiele firm – zwłaszcza tych z ograniczonymi zasobami – nie korzysta w pełni z dostępnych narzędzi, które pozwalają szybko ocenić i uporządkować napływające zgłoszenia.

W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, gdzie za rekrutację często odpowiada jeden specjalista lub właściciel firmy, ryzyko pominięcia wartościowych kandydatur rośnie wraz z liczbą aplikacji. Dlatego tak istotna staje się jakość organizacji procesu – od momentu publikacji ogłoszenia po współpracę z managerem i podjęcie decyzji.

Warto przy tym obalić popularny mit: małe potrzeby nie oznaczają braku potrzeby wdrażania technologii. Wręcz przeciwnie – to właśnie odpowiednie narzędzia wspierają firmy z ograniczonymi zasobami w przeprowadzaniu rekrutacji szybciej, sprawniej i z większą troską o doświadczenia kandydata, nawet przy mniejszym zespole i mniejszej wprawie w zarządzaniu procesami zatrudnienia.

Co ważne, dane z raportu pokazują, że liczba aplikacji czy liczba prowadzonych procesów ma jedynie słaby wpływ na tzw. rekrutacyjne KPI (Time to View, Time to Offer, Time to Hire, Time to Fill). To nie ilość, ale sposób działania decyduje o efektywności – co dla MŚP może być dobrą wiadomością: nawet przy niewielkich zasobach można poprawić skuteczność, koncentrując się na dobrze zaplanowanym przebiegu procesu.

Raport, który pozwala spojrzeć w lustro

Dla firm z sektora MŚP raport „Rekrutacyjne KPI” może pełnić funkcję drogowskazu – nie tyle po to, by ścigać się z dużymi organizacjami, ile by realnie ocenić skuteczność i jakość własnych działań. Nawet drobne usprawnienia – jak standaryzacja komunikacji z kandydatem czy szybszy feedback – mogą przełożyć się na skrócenie procesu i poprawę doświadczeń kandydatów. To także szansa, by z większą świadomością zarządzać ograniczonymi zasobami i budować konkurencyjność na lokalnym rynku pracy.